Günümüz iş dünyasında, doküman yönetimi süreçlerinin verimli ve güvenli bir şekilde yürütülmesi büyük önem taşıyor. PaperWork, bu ihtiyaca yönelik olarak geliştirdiği dinamik doküman yönetimi çözümü ile işletmelere kapsamlı ve yenilikçi bir yaklaşım sunuyor.

Üç temel aşamadan oluşan bu yaklaşım; dokümanların manuel işlem gerektirmeden merkezi bir platformda toplanmasını, süreçle entegre şekilde otomatik olarak organize edilmesini sağlıyor. Bu aşamalar, Otomatik Doküman Toplama ve Yönetim, Entegrasyon ile Merkezi Yönetim ve Yapay Zeka ile Yönetim adımlarından oluşuyor. Sistem, işletmelerin doküman akışını optimize ederek hataları en aza indirerek iş süreçlerini hızlandırıyor. Bu sayede bilgiye erişim kolaylaşırken hem maliyetler azalıyor hem de yasal uyumluluk güvence altına alınıyor. PaperWork BPM’in dinamik doküman yönetimi, yalnızca verimliliği artırmakla kalmıyor aynı zamanda kurumsal hafızayı da güçlendiriyor.

PaperWork Satış Direktörü Tolga Eşiz, Dinamik Doküman Yönetimi yaklaşımları hakkında şu bilgileri paylaştı:

Otomatik Doküman Toplama ve Yönetim

Bu sistem, iş süreçleri ve dokümanların aynı platformda entegre şekilde yönetilmesine dayanır. Süreçler sırasında oluşturulan ve toplanan dokümanlar, farklı sistemlerde dağılmak yerine tek bir merkezi doküman yönetim sistemi altında otomatik olarak organize edilir. PaperWork BPM, süreç boyunca belgeleri toplayarak kurumsal hafızaya aktarır.

Entegrasyon ile Merkezi Yönetim

PaperWork, diğer kurumsal uygulamalar ve servislerle entegre çalışarak farklı sistemlerden gelen belgeleri merkezi bir doküman yönetim sistemine (PaperWork Content Server) aktarır. Bu sayede belgeler tek bir noktadan görüntülenebilir ve yönetilebilir. Erişim hakları, e-imza, KEP, versiyon kontrolü, arama ve yapay zeka ile veri maskeleme gibi işlemler merkezi olarak düzenlenir.

Yapay Zeka ile Yönetim

PaperWork Doküman Yönetimi, kişisel verilerin maskelenmesi (ISDD), doküman sınıflandırma ve veri yakalama (Intelivus CDP), ve soru-cevap uygulamaları (Query Insight) gibi yapay zeka destekli çözümlerle entegredir. Bu çözümler, belge yönetiminde otomasyon sağlayarak veri analizini destekler ve iş süreçlerinde daha hızlı ve verimli kararlar alınmasına olanak tanır.

Tolga Eşiz, Dinamik Doküman Yönetimi avantajlarını da 5 başlık altında paylaştı:

Dokümanların Merkezileştirilmesi: Geleneksel sistemlerde ERP gibi platformlarda toplanan belgeler, PaperWork BPM ile otomatik olarak merkezi bir doküman yönetim sistemine aktarılır. Böylece tüm kullanıcılar ve departmanlar, belgelere tek bir platform üzerinden erişebilir.

Süreç İçi Belgelerin Otomasyonu: PaperWork BPM’in iş akışları sırasında toplanan belgeler anında doküman yönetim sistemine aktarılır. Örneğin, satın alma süreçlerinde toplanan teklifler doğrudan sisteme kaydedilerek ERP veya diğer iş sistemlerinde manuel işleme gerek kalmaz, böylece hata riski ve zaman kaybı önlenir.

Belgelerin Sürüm Yönetimi ve Erişim Kontrolü: PaperWork BPM, belgelerin versiyonlanmasını ve işlem sırasında doğru sürümün kullanılmasını sağlar. Ayrıca, kullanıcı yetkilendirmeleri sayesinde kimlerin hangi belgelere erişebileceği detaylı şekilde düzenlenir.

Hız ve Verimlilik: Dinamik doküman yönetimi, belgelerin süreçlerle entegre şekilde otomatik yönetimini sağlayarak manuel işlemi ortadan kaldırır. Bu sayede süreçler daha hızlı tamamlanır ve hatalar minimuma iner.

Uyumluluk ve Güvenlik: Belgelerin tek bir platformda toplanması, şirketlerin yasal düzenlemelere ve güvenlik standartlarına uyumunu kolaylaştırır. E-imza, KEP entegrasyonu gibi özelliklerle belgeler hukuki geçerlilik kazanır ve güvenli bir şekilde yönetilir.

İş dünyasında, bilgiye hızlı ve güvenli erişim sağlamak, işletmelerin rekabet gücünü artıran önemli faktörlerin başında yer alıyor. PaperWork BPM’in dinamik doküman yönetimi yaklaşımı, bu ihtiyaca yönelik olarak geliştirilmiş yenilikçi bir çözümdür.

Neden Dinamik Doküman Yönetimi?

Kurumsal Hafızanın Oluşması: Belgelerin merkezi bir sistemde toplanması, kurumsal hafızanın güçlenmesini sağlar. Bu durum, personel değişikliği veya uzun süreli izinlerde işlerin kesintiye uğramadan devam etmesine olanak tanır.

Maliyet Tasarrufu: Belgelerin dijital ortamda yönetilmesi kağıt kullanımını azaltır ve fiziksel depolama ihtiyacını ortadan kaldırır. Ayrıca, manuel işlemlerin otomatik hale gelmesi ile iş gücü maliyetlerinden de tasarruf edilir.

PaperWork BPM’in dinamik doküman yönetimi yaklaşımı, dokümanların süreçler sırasında otomatik olarak toplanıp yönetilmesini sağlar. Bu sayede iş akışları hızlanırken, bilgiye erişim kolaylaşır ve hata riski azalır.